La posta elettronica è uno strumento indispensabile in tutti i contesti aziendali – che si tratti di un libero professionista, di una piccola attività, una azienda o di una grande impresa – per la gestione efficiente del proprio business. In questo articolo andiamo ad analizzare i servizi offerti dai principali provider.

Le email sono uno dei principali vettori di informazione in ambito aziendale: utilizzate per comunicazioni interne, informali, ufficiali o internazionali. L’utilizzo della posta elettronica ha in molti casi sostituito la comunicazione verbale e, proprio per questo, si tratta di un servizio che l’utente si aspetta di poter usare in modo rapido, facile e soprattutto affidabile. A contorno del semplice invio dei messaggi, esistono poi una serie di altre attività che, col tempo, si sono integrate profondamente con questi ultimi: come l’uso di calendari, rubriche, la sincronizzazione mobile etc.

Nuovi servizi, i nomi di sempre

L’implementazione dei servizi email e la loro fruizione si sono evoluti nel tempo: a partire da infrastrutture completamente on-premise (fino a una decina di anni fa) con realizzazione e utilizzo quasi totalmente aziendale, fino a soluzioni completamente in cloud con utilizzo BYOD (attuali e tendenza futura). Passando per un periodo ibrido di assestamento in cui le due modalità si sono alternate o parzialmente combinate.

Ad oggi, il riferimento nel settore sono Google (con la sua G Suite) e Microsoft (con Office 365). Nello specifico Microsoft, che già con Exchange Server era leader assoluta, è riuscita a reinventare il suo prodotto per proporlo in modo efficace in modalità cloud-based, a prezzi – nella maggior parte dei casi – anche accessibili.
Entrambe le soluzioni sono offerte con differenti livelli di servizio (e relativi costi): Google predilige un approccio piuttosto semplice (3 piani possibili), mentre Microsoft ne mette a disposizione una rosa più ampia (8 i piani previsti).

A margine dei due colossi, esistono un altro gruppo di provider che offrono piani aziendali, seppur con quote di mercato decisamente più basse: per fare qualche esempio troviamo 1&1, Rackspace, Yahoo Mail for Business e Zoho Mail. Si tratta di servizi che in molti casi hanno prezzi di attacco estremamente aggressivi (1&1 da 1 a 5 euro/utente/mese, o Zoho Mail con un piano completamente gratuito fino a 25 utenti) e caratteristiche più o meno limitate a livello di capienza delle caselle e funzioni.

Funzionalità aggiuntive e caratteristiche principali

Come accennato a inizio articolo, le email sono diventate parte di un ecosistema di lavoro ben più ampio: calendari, software di produttività, risorse condivise e così via. Una delle differenze principali tra Microsoft, Google e gli altri provider è appunto l’offerta di contorno: G Suite e alcune opzioni di Office 365 comprendono anche i rispettivi software di lavoro, con Google Docs nel primo caso e il pacchetto Office nel secondo. In particolare, l’acquisto di alcuni piani Microsoft danno accesso anche alle versioni sempre aggiornate del relativo pacchetto Office, evitando quindi di dover spendere cifre significative per le licenze stand-alone di Word, Excel, Outlook etc.

La caratteristica fondamentale di questi account è la possibilità di essere agganciati al proprio dominio aziendale. A differenza dei servizi gratuiti, infatti, le caselle email e tutti i servizi aggiuntivi possono essere “brandizzati” e raggiunti con account di tipo “@azienda.sample”. Ci sono poi un’altra serie di funzioni specifiche come: alta capienza delle caselle, calendari e rubriche condivise, servizio Active Sync per mobile, spazio di archiviazione email e spazio di storage in cloud e, naturalmente, un livello di affidabilità del servizio molto alto. Relativamente agli ambienti Microsoft, l’accesso può essere integrato nativamente con l’ambiente Active Directory aziendale, se esistente e nella maggior parte dei casi, è prevista la possibilità di fornire una specifica veste grafica al portale Web della posta o degli altri servizi con accesso Web.

Abbiamo quindi realizzato una tabella comparativa, raggruppando i prodotti per tipologia di servizio, software e servizi inclusi e relativo prezzo a utente iva esclusa:

Andiamo a vedere più nel dettaglio il contenuto della tabella:

Prezzi

Il prezzo di questi servizi viene conteggiato a singola casella (o utente), con fatturazione mensile o annuale e IVA esclusa. Nel caso di Microsoft, il prezzo con pagamento annuale anticipato è più vantaggioso rispetto alla fatturazione mensile: ad esempio Office 365 Business viene proposto a 8,80 €/utente/mese nel primo caso e 10.70 €/utente/mese nel secondo. Google approccia diversamente il problema, non differenziando le due tipologie di pagamento (8 euro/utente/mese, oppure 96 euro/utente/anno) per il piano Business.

Altra interessante opzione è la prova trial di 30 o 14 giorni (offerte da Microsoft e Google), in cui si possono già utilizzare tutte le funzionalità senza limitazioni, con la possibilità di non confermare l’attivazione.

Archiviazione email

Questa voce può trarre in inganno, in quando spesso il termine è utilizzato sia per definire lo spazio di archiviazione generico, sia per la archiviazione vera e propria delle email. Come facilmente comprensibile dalla tabella, solo i piani più prestigiosi di Microsoft (Exchange P2 e 365 E3) offrono la vera e propria archiviazione dei messaggi, mentre gli altri servizi si limitano a indicare lo spazio di archiviazione come “generico” ed utilizzato in condivisione con gli altri prodotti del caso. Ad esempio la suite di Google prevede dimensioni illimitate, ma condivise tra Gmail, Drive e Docs.

Meeting Room e Risorse Condivise

Si tratta di due funzionalità legate alla suite Office, nel primo caso si tratta di vere e proprie sale conferenze virtuali, direttamente utilizzabili tramite il calendario di Outlook e assegnabili (e prenotabili) dagli utenti dell’organizzazione, in base ai permessi dati alla MR. Anche la suite Google permette le videochiamate di gruppo in qualità HD, seppur con una “organizzazione” meno avanzata rispetto alle MR di Office e con un inferiore limite di partecipanti (25 vs 250). Prodotti alternativi come la suite Zoho propongono soluzioni più orientate alla condivisione di file e testo, rispetto a veri e propri canali “live”. Nel caso di Zoho Connect è possibile creare canali, gruppi e chat organizzati a seconda del livello dell’utente e del progetto di appartenenza, comprensivi di eventi e sondaggi da sottoporre alla rete di collaborazione.

Categoria a parte fanno i servizi specifici di Microsoft presenti in alcuni dei piani più evoluti: Yammer, Teams e SharePonint. Yammer è una piattaforma di collaborazione aziendale, che permette (in modo simile a quanto detto per Zoho Connect) di sviluppare, condividere, commentare e interagire sui progetti. Teams è a tutti gli effetti una chat evoluta, con funzioni di cronologia, ricerca, condivisione file e accesso audio e video.

SharePoint, infine, rientra nella categoria dei software di gestione documentale ed è presente anche a partire dai piani meno evoluti della suite 365.

ActiveSync

ActiveSync è il protocollo di Microsoft per la sincronizzazione dei dispositivi mobili, in grado di mantenere sincronizzati – oltre alle email – anche contatti e calendario. La maggior parte dei servizi in questione, essendo appunto orientati a una utenza aziendale, sono dotati di questa funzione. Nonostante sia nato per l’uso mobile, è possibile configurare in EAS anche i desktop/notebook dotati del normale Outlook (o equivalente che supporti EAS).

Dispositivi per utente

Sempre nel contesto Microsoft, la casa di Redmond permette, per alcuni dei suoi piani, l’installazione della suite Office su 5 dispositivi, anche mobili, per ogni licenza/utente acquistata. Nonostante questo possa sembrare un controsenso in ottica smartphone e tablet (le app mobile di Office sono installabili gratuitamente) è importante far notare che le suddette applicazioni sono considerate ad uso gratuito solo a fini personali. Nel momento in cui vengano utilizzate per scopi lavorativi, vanno appunto a influire sul conteggio delle licenze.

Le altre piattaforme non presentano questo problema, in quanto sia G Docs che Zoho sono completamente Web e non hanno un corrispettivo client da installare. Si presuppone quindi che l’utente debba autenticarsi per poterle utilizzare.

Qualche considerazione

In generale è facile capire come le proposte di Microsoft, in relazione ai rispettivi prezzi di acquisto, siano complessivamente quelle più complete per un utilizzo evoluto e per ottenere un unico ambiente di lavoro condiviso e gestibile in modo centralizzato. Nonostante questo, esistono sicuramente una serie di situazioni dove i servizi a margine non siano necessari e dove, di conseguenza, utilizzarare prodotti meno completi non sia necessariamente un limite. Altro fattore fondamentale da considerare è il prezzo in relazione al numero di caselle: in situazioni piccole o medio-piccole (5 - 15 utenti) il prezzo di un servizio come quello di Office 365 può ancora essere gestibile, ma salendo con le dimensioni ci si rende conto di come sia facile raggiungere cifre piuttosto elevate.