La posta elettronica è ormai uno degli strumenti chiave per qualsiasi business. In molti casi lo scambio di informazioni che avviene via email verso clienti e fornitori ha un importanza tale che – in caso di problemi dovuti alla perdita o al furto di messaggi – le ripercussioni in termini economici ed organizzativi possono essere molto pesanti. 

Per qualsiasi organizzazione dunque mettere al sicuro questi dati è fondamentale. L'email può essere protetta sia tramite un sistema di backup tradizionale sia tramite un sistema di archiviazione. E' importante comprendere a fondo la differenza tra questi due sistemi per evitare grossolani errori. 

Il backup è pensato per creare una (o più) "fotografie" della situazione in un preciso istante di tempo (ad esempio il salvataggio dell'archivio di posta dell'organizzazione a oggi). DI queste fotografie se ne possono tenere una o più di una, ad esempio una al giorno per gli ultimi 5 giorni lavorativi. La retention descrive il numero di backup che vengono conservati e la sua disposizione nel tempo (ad esempio un backup al mese per 3 mesi). Il backup viene creato per recuperare messaggi cancellati erroneamente o per ripristinare la situazione in caso di problemi software al server email o in caso di qualsiasi altro guasto che possa aver compromesso la situazione. Il backup per essere tale deve essere facilmente ripristinabile e conserva tutte le informazioni necessarie: la posizione del messaggio nella struttura a cartelle e tutti i suoi metadati (data, ora, mittente, soggetto...). 

Differentemente, l’archiviazione è un processo mirato alla memorizzazione a lungo termine (e possibilmente in sola lettura) dell'archivio completo della posta. L'archiviazione viene fatta normalmente NON per un ripristino in caso di problemi, ma per la conservazione dei dati al di là del comportamento dei singoli utenti. Se ad esempio un utente riceve una offerta e la cancella, nell'archivio questa offerta rimarrà presente e l'organizzazione se necessario potrà recuperare questo dato ed utilizzarlo. L'archiviazione richiede uno spazio di dati maggiore (soprattutto in caso di blocco della cancellazione) e spesso offre utili funzionalità aggiuntive, come indicizzazione full text e ricerca rapida. 

Naturalmente esistono software e servizi differenti e specifici per i backup e per l’archiviazione della posta: perché sono e devono rimanere processi distinti e non intercambiabili. Chiarire questo concetto non è comunque immediato, vediamo quindi qualche esempio esplicativo per comprendere le differenze sopra indicate.

Caso 1 - Comunicazioni a breve termine

Immaginiamo che un cliente vi abbia inviato un email con informazioni integrative rispetto ad un ordine. Quest'ultima email diventa fondamentale perché, se l’ordine venisse processato senza considerare le nuove disposizioni, si potrebbero verificare delle contestazioni. Dato che l’ordine specifico è ancora in lavorazione, tutte le informazioni scambiate sono molto recenti. In questo caso limitato a un arco temporale di pochi giorni, la mancanza dell’ultima email inerente l’ordine sarebbe facilmente identificata.

Caso 2 – La posta sparisce

Un giorno, aprendo il vostro programma di posta elettronica, vi accorgete che tutta la posta è sparita, come se per errore o manomissione fosse stata cancellata. È una circostanza che tutti hanno vissuto almeno una volta: vedere la propria casella completamente vuota è sempre una pessima esperienza. In questi due casi con una buona pianificazione dei backup (giornaliero, mensile, annuale) entrambe le situazioni sono facilmente (e velocemente, aspetto fondamentale) risolvibili con un ripristino delle email (o intere caselle) mancanti. Le casistiche descritte nei primi due casi sono semplici da individuare, perché la mancanza è evidente e può portare a un intervento altrettanto tempestivo.

Si possono verificare situazioni in cui un semplice backup non è più sufficiente: anche in questo caso vediamo alcuni esempi.

Caso 3 - Manca qualcosa, ma cosa?

Come richiesto dal cliente, l’ordine (o il progetto) è stato evaso. È passato però molto tempo dall’inizio delle attività, le persone coinvolte sono numerose ed alcune di esse magari non lavorano più per la vostra azienda: al momento del pagamento il cliente avanza delle contestazioni. Per poter difendere il proprio operato non basta recuperare i contratti, è necessario recuperare anche tutta la corrispondenza email.

Qui si apre uno scenario piuttosto complesso, nel quale bisogna ricostruire tutti i passaggi logici, gli scambi di email e conversazioni, ed eventuali accordi che nessuno ricorda con precisione con che modalità siano stati presi (o anche peggio, con chi nello specifico). Entrano in gioco fattori di correttezza professionale, memoria e considerazioni più o meno etiche sul proprio (o di altri) operato durante lo sviluppo del progetto. Questa situazione si presenta più frequentemente di quanto si possa pensare, e i backup non sono il modo migliore per uscirne. È qui che entra in gioco un adeguato sistema di archiviazione della posta elettronica, dove il termine adeguato significa rispettoso dei più alti standard internazionali attinenti alla tracciabilità e immutabilità delle email archiviate. Qualcuno potrebbe obiettare che con il backup si risolve anche questa situazione. La risposta non è del tutto affermativa: ad esempio se si è schedulato un backup giornaliero con una retention di 15 giorni, significa che il backup più vecchio arriva al massimo a 15 giorni prima del momento in cui ci si accorge di avere un problema, che non è sufficiente.

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La soluzione a questo tipo di problema è l’archiviazione su una piattaforma centralizzata delle caselle di posta: a distanza di mesi o anni tutte le informazioni sarebbero a disposizione – integre, coerenti e complete – nel database dell’archivio. Inoltre l’accesso alle caselle e alle email in esse contenute, potrebbe avvenire da parte degli utenti (autori) in sola lettura, garantendo a priori la sicurezza delle email che non possono essere cancellate (come invece si può facilmente fare in ogni momento con il proprio client di posta).

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La cancellazione di una email sul client di uno specifico utente non avrebbe effetto sul sistema di archiviazione. In pochi secondi si potrebbero ricercare tutte le email inviate e ricevute da e verso uno specifico indirizzo e/o contenenti specifiche parole chiave, e se la comunicazione c'è stata (a prescindere da quando e da chi l’abbia inviata o ricevuta) il sistema di archiviazione l’ha memorizzata. Per le aziende che hanno impegni a lungo termine con i loro clienti e i contratti possono valere anche decine di migliaia di euro, l’investimento in un sistema di archiviazione delle email è una buona assicurazione nella quale vale la pena investire. Con l’avvento dei servizi Cloud è possibile usufruire del servizio di archiviazione della posta nella modalità Pay as you go o SaaS.

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