Esistono decine di software e servizi differenti per fare una riunione (meeting), o tenere una conferenza o un piccolo seminario online (webinar): non è affatto facile comprendere quale è il prodotto più adatto in base alle vostre esigenze. Abbiamo quindi selezionato e provato per voi i prodotti a nostro parere più interessanti e completi di questo settore.

I due termini che abbiamo citato (meeting e webinar) descrivono – seppur con alcune differenze – le due principali situazioni in cui questi software vengono utilizzati. Nel primo caso si tratta sostanzialmente di un metodo facile e comodo per fare una riunione online, condividendo lo schermo, file o immagini. In questa situazione il numero di partecipanti è ovviamente limitato, mentre l’interazione è molto elevata: ad esempio chiunque può prendere il controllo della presentazione e tutti possono parlare contemporaneamente.
Nel caso di un webinar, invece (parola che nasce dalla fusione di Web e seminar), il numero di partecipanti può essere molto elevato (anche oltre i 100), mentre diminuisce molto il livello di interazione, perché normalmente i relatori sono solo un gruppo contenuto.

L’utilizzo di queste tecnologie comporta numerosi vantaggi in termini logistici e di contenimento dei costi, perché può annullare le distanze geografiche avendo a disposizione un normale computer o un dispositivo portatile (come un tablet o uno smartphone).

Tipologie di infrastruttura e piattaforme supportate

La quasi totalità dei prodotti che abbiamo analizzato viene venduta sotto forma di servizio, dunque con un costo mensile legato nella maggior parte dei casi al numero di partecipanti. Solo alcuni software vengono invece venduti con una licenza (da pagare una tantum). Alcune applicazioni come WebEx di CISCO, mettono a disposizione sia la versione as-a-service, sia quella on-premises (chiamata WebEX meeting Server). Lo stesso vale per ScreenConnect di Connectwise, che è un prodotto incentrato sul controllo remoto, ma include funzioni specifiche per il meeting online (di cui abbiamo parlato anche nel precedente articolo sulle piattaforme MSP).

 

Tutti gli operatori prevedono la cifratura del traffico (con protocollo AES a 128 o 256 bit) e non necessitano di particolari configurazioni di rete per funzionare, anche in ambiti aziendali protetti da firewall. È sicuramente interessante la possibilità offerta da alcuni di questi software, di sfruttare la funzione Single Sign On (SSO) in ambienti Active Directory, per mantenere il sistema di autenticazione già presente nell’organizzazione aziendale.

Molto utilizzato è l’approccio browser-based (nativo o realizzato tramite appositi plugin), in alcuni casi accoppiato alla installazione di un client dedicato. Fortunatamente il supporto alle principali piattaforme desktop (Windows, Mac e Linux) e mobile (Android, iOS e Windows Phone) è eccellente per quasi tutti i prodotti. CISCO rende disponibile addirittura il client mobile per una piattaforma ormai piuttosto obsoleta come Blackberry. È prevista inoltre l’integrazione con Office e in particolare con Outlook (sempre tramite plugin).

Funzioni audio, video e condivisione

La caratteristica chiave per una piattaforma di collaborazione online è la possibilità dei partecipanti di vedersi tra loro e oggi è ormai normale parlare di streaming video in alta definizione. Per applicazioni di tipo formativo, anche la possibilità di registrare la sessione di lavoro è fondamentale: in questo caso alcuni prodotti permettono di registrarla solo in locale (TeamViewer), altri di registrarla nel cloud e poi di scaricarla successivamente (GotoWebinar e GotoMeeting), mentre alcuni (come Skype for Business tramite Azure) mettono a disposizione direttamente lo streaming della sessione registrata.

Possibilità di controllo remoto e condivisione di contenuti (documenti, immagini, file audio/video etc.) sono funzioni altrettanto importanti, che vanno a integrare in modo consistente le possibilità di collaborazione in tempo reale e di scambio di materiale e informazioni. È utilissima anche la condivisione dello schermo (anche in configurazione multi-monitor) per mostrare il contenuto del proprio spazio di lavoro ai partecipanti.

Alcuni dei software presi in analisi offrono inoltre (in base alla versione scelta o alla necessità o meno di plugin) una chat integrata molto utile per comunicare da e verso i partecipanti, e la possibilità di “disegnare” sul monitor con lo strumento lavagna digitale.

Gestione utenti, modalità di accesso e personalizzazione

Nello scenario più semplice avremo un relatore che interagisce con una platea di ascoltatori. Il numero di relatori però può aumentare, fino a trovarsi nella situazione in cui il seminario richieda il passaggio del controllo da uno all’altro. Per questo motivo viene implementata una gestione con livelli di accesso differenziati: si parte dalla configurazione base di tipo utente-relatore, fino a poter realizzare ambienti in cui i relatori possono scambiarsi il controllo della sessione, o addirittura concederlo temporaneamente a uno dei partecipanti.

Una volta definito lo scenario di lavoro, è necessario permettere agli utenti di accedere alla sessione. Gli approcci in questa fase sono principalmente tre (spesso disponibili in modo combinato): fornire un invito via email che rimanda direttamente al webinar, collegarsi via client, oppure avere a disposizione una cosiddetta “stanza” raggiungibile a un indirizzo Web fisso (ad esempio GotoMeeting mette a disposizione URL di tipo example.GoToMeet.ME). In quest’ultimo caso, alcune piattaforme offrono anche una “stanza d’attesa” a cui i collaboratori possono iniziare a collegarsi prima che la presentazione vada online.

Alcune piattaforme (come Adobe Connect, Anymeeting Pro e TeamViewer) nelle versioni più costose, prevedono il setup di stanze multiple per webinar e meeting contemporanei. Molto utile è l’integrazione con Outlook precedentemente citata, tramite la quale è possibile schedulare le sessioni nel calendario (con le relative notifiche e avvisi).

La maggior parte dei servizi in questione mette a disposizione (integrato o a pagamento) la modalità di accesso al webinar anche tramite numero telefonico. Questo sistema permette di partecipare alla sessione anche in assenza di una connessione a internet attiva (per situazioni di emergenza o di imprevisto), semplicemente chiamando un numero da linea fissa o mobile. Come funzione aggiuntive al webinar, alcune piattaforme permettono di proporre ai partecipanti un sondaggio (o questionario sui temi trattati) al termine della sessione: molto utile per avere un feedback immediato da parte della platea. Anche la personalizzazione grafica (branding tramite logo e combinazioni cromatiche) dell’interfaccia a cui accedono gli utenti è una opzione spesso presente.

Abbonamenti, prezzi e assistenza

Per i prodotti venduti come servizio, le modalità di abbonamento si suddividono tra mensili, mensili con impegno annuale e annuali. Tuttavia in diverse situazioni un approccio mensile può essere più consigliato: come nel caso in cui l’utilizzo sia occasionale o concentrato solo in alcuni periodi dell’anno ben definiti (ad esempio corsi con date precise e fissate con anticipo). I prodotti venduti sotto forma di licenza richiedono naturalmente il pagamento di un rinnovo per poter accedere ad aggiornamenti e nuove versioni rilasciate dopo il primo anno dall’acquisto.

Di seguito la tabella comparativa, dove abbiamo confrontato i dieci principali concorrenti di questo settore.